Fecha de expiración de evaluación final: 14/02/1970
1.2 Los flujos de comunicación en la empresa. 1.2 Los flujos de comunicación en la empresa.

Los flujos de comunicación en la empresa

Desde otro punto de vista, en la comunicación interna, se distingue también la  comunicación formal e informal.

– Comunicación formal: es la comunicación interna, diseñada en el organigrama funcional de la empresa. Fluye normalmente en sentido vertical y, en ocasiones, también en sentido horizontal.

– Comunicación informal: aparece si falla la comunicación formal, esto es, la que se salta todos los niveles jerárquicos, generando gran cantidad de rumores que se producen de forma espontánea entre los trabajadores.

También se habla de la comunicación lateral, que sería la comunicación informal, que no está previamente planificada. Los responsables del plan de comunicación de la empresa procurarán que la comunicación formal satisfaga las necesidades de la empresa para evitar comunicaciones imprecisas y erróneas que pueden proceder de una comunicación informal distorsionada.

Para ahondar mejor en el tema de la comunicación informal puedes escuchar el siguiente podcast, el cual, es un resumen del tema: Cómo dominar la comunicación informal del libro Hacerse entender de Lonnie Pacelli.

Diariamente contamos con una comunicación llena de eventos convenidos, reuniones agendadas o informes planificados. Sin embargo la comunicación informal no es un hecho programado, en ella puede participar cualquiera, no es un evento de agenda y los temas son diversos: desde la dirección estratégica hasta cómo lo pasamos el último fin de semana.

La comunicación informal es una herramienta para mantener relaciones efectivas con los demás y  tener empatía por lo que hacen y por los objetivos de la empresa.

Es un flujo que nos permite conocer lo que piensan los demás y también para hacernos entender. Para ello tenemos las siguientes pautas de comportamiento:

 

  • Utilizar el tiempo informal para fomentar las relaciones. Siempre que sea posible, aprovechar algunos minutos para preguntar a la gente por su familia, pasatiempos, intereses personales, etc., y mostrar un interés sincero. Informarse, si fuera preciso, de algún dato básico sobre la persona para poder preguntarle sobre ello en momentos informales. Ser superficial o demostrar falso interés es no es recomendable, debido a que esto se percibe.
  • Empatizar con el trabajo de los demás. Aprovechar la oportunidad de ver el trabajo de los demás y darles nuestra opinión, sobre todo si uno ocupa un puesto directivo.
  • Mostrar nuestro lado humano.  Esto es especialmente recomendable para los directivos, porque al resto de los empleados les gusta comprobar que existe y verla.
  • No utilizar o aprovecharse de la autoridad de otra persona. Evitar que nuestras opiniones se conviertan en directivas para los empleados que no dependen directamente de nosotros.
    • Estar atentos a detalles que indican cuándo las personas están siendo receptivas y cuándo no. Es importante estar atentos en detalles como: Si no dejan su trabajo, mantienen la puerta cerrada o están demasiado ocupados, entender que no es el momento oportuno para conversaciones informales y esperar la ocasión propicia.

    El peligro de la comunicación informal lo representan aquellas personas siempre dispuestas a hablar sobre cualquier tema, que toman el rol de visitante de área y nos distraen,  pero hay algunas técnicas para “ahuyentarlos”:

  • Evitar conversaciones que no podríamos detener. La mejor manera de evitar que alguien nos distraiga es no permitirlo desde el principio, pidiéndole que vuelva en otro momento.
  • Preguntar si el asunto es realmente urgente. Si lo fuese, tratarlo de la manera más rápida posible y zanjar la conversación.
  • Comprender la pregunta: ¿tienes un minuto? Cuando alguien pronuncia estas palabras, en realidad quiere saber si disponemos de diez minutos como mínimo.
  • Pasar de lo informal a lo formal. Significa enseñar el valor de lo que tengan que decir, respetando el tiempo, de forma que nuestras distracciones se reduzcan.
  • Estar de pie. De ese modo hay más posibilidades de que terminen antes.

 

Los rumores, son grandes enemigos encontrados en la comunicación informal. Ya sea de temas personales o corporativos por lo que hay que evitarlos. Los cambios en la empresa provocan especulaciones de toda condición capaces de afectar la productividad de la empresa. Voces que corren sobre despidos masivos o recolocaciones pueden provocar miedo, inseguridad y dudas entre los empleados. Hay que tomar ciertas medidas para paliar los efectos de este tipo de informaciones circulantes:

 

  • Evitar decir medias verdades. Estas son precisamente las que más fomentan los rumores, pues la gente se siente inclinada a completarlas con sus propias especulaciones. Nunca se debe anunciar algo como la empresa construirá unas instalaciones en un país emergente sin explicar realmente de qué se trata: de lo contrario, los empleados empezarán a temer por sus puestos y su atención volará a otra parte.
  • Mantener las cosas que deben ser sabidas entre las personas que las necesitan saber. Evitar frases como No se lo digas a nadie, pero….
  • Adelantar rápidamente los asuntos confidenciales. Cuanto más tiempo queden pendientes, más posibilidad habrá de que se filtren.
  • No hacer declaraciones sin basarse en los hechos. Sus efectos negativos serán difíciles de corregir.

 

Dominar el arte de la comunicación informal requiere ser accesible para los demás, aunque no siempre ni en cualquier momento. La productividad puede decaer y el nivel de frustración aumentar si uno está expuesto a interrupciones constantes que le impiden hacer el trabajo. La accesibilidad debe pasar por el tamiz del tiempo programado y de cierta disciplina:

 

  • Evitar crear falsas expectativas. En lugar de decir “Mis puertas están siempre abiertas”, resulta preferible anunciar “Pueden pedir una cita conmigo sin problema”.
  • Facilitar agenda. No mostrarse inalcanzable para los demás intencionadamente.
  • Sentirse libre para exigir que la persona vuelva a otra hora si no la podemos atender adecuadamente en un momento determinado.
  • Cumplir agenda.  en la medida de lo posible.