Fecha de expiración de evaluación final: 14/02/1970

4.4 Sistema de medición, información y retroalimentación

Los controles no funcionan por sí mismos, requieren de un sistema de información y mecanismos de medición. La información tiene que obtenerse durante la ejecución y las operaciones de la empresa. Esta información se logra gracias a los registros ubicados estratégicamente en los procesos productivos, administrativos y de comercialización.

Los sistemas de información también ayudan a medir el desempeño, gracias al sistema de macros de las computadoras, el cual permite programar fórmulas de coeficientes de eficiencia, productividad, eficacia y de impacto. Muchas empresas todavía no sistematizan sus controles y hacen mediciones anuales o bien mediciones manuales del comportamiento de sus planes, programas y variables.

Esto vuelve demasiado costosos y poco efectivos los controles, pues la información podría perder veracidad por el tiempo de proceso y de información a los niveles que pueden interpretar y tomar decisiones con ésta. Las empresas bien administradas, aunque sean pequeñas, tienen sistemas de información en varias áreas y registran, casi automáticamente, todas sus operaciones contables principales; cuentan con sistemas que miden calidad de procesos y satisfacción del cliente, no con la velocidad contable financiera, pero sí con la que les permite tomar decisiones oportunas en áreas de producción, comercialización y recursos humanos.

Aspectos a tomar en cuenta:

Monitoreo

La información oportuna es tan valiosa para el mejoramiento continuo, que en la actualidad hay grandes empresas maquiladoras y firmas de clase mundial que informan los resultados del proceso, en forma continua, por medio de monitores de computadoras gigantes, con el fin de que conozcan como fluye el proceso y dónde hay problemas.

Esto tiene por objeto retroalimentar (feedback) a los obreros, con el fin de que, al ver resultados del proceso y sus problemas, puedan tener reuniones urgentes correctivas. Ver todo el proceso y no solamente su puesto, les permite conocer posibles problemas con anticipación, y tomar medidas preventivas en lugar de correctivas

Coeficientes e Indicadores

Son razones matemáticas de la relación entre dos medidas. Una cantidad en relación a 100 se puede presentar como un porcentaje (20%), o como una razón 1:5. Los coeficientes son muy útiles en administración financiera, y existe una serie de razones contable-financieras aceptadas mundialmente.

Sin embargo, en la actualidad, todas las áreas funcionales generan sus coeficientes indicadores, de tal forma que, para controlar una empresa en forma integral, se requiere ve el comportamiento, no sólo de los resultados financieros, sino de la satisfacción del cliente, de la calidad de operaciones y productos o servicios, además del comportamiento y desempeño del factor humano.

Score Cards

Son los instrumentos de medición de las principales variables de los cuatro puntos críticos de una empresa que informan permanentemente su comportamiento. Los score cards, se parecen a los tableros electrónicos que están a disposición de los espectadores en un estadio deportivo e indican los resultados del partido, el tiempo transcurrido, las fallas cometidas, en algunos casos, el nivel de apuestas, y la efectividad de cada jugador. Todos estos datos enriquecen la dirección, el control y la administración general de una empresa.

 

Robert Kaplan y David Norton señalan que son 4 los factores críticos a controlar:


Los score cards (tableros de dirección de estrategias), proporcionan a los directivos el equipo de instrumentos que necesitan para navegar hacia el éxito competitivo.

Hoy en día, las organizaciones están compitiendo en entornos complejos y, por lo tanto, es vital que tengan una exacta comprensión de sus objetivos y de los métodos que han de utilizar para alcanzarlos.

El score card permite que las empresas puedan rastrear las causas de los problemas y dar seguimiento a los resultados financieros, al mismo tiempo que observan los progresos en la formación de aptitudes y la adquisición de los bienes intangibles que necesitan para un crecimiento futuro.

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Cómo utilizar el BSC

En la economía actual,  los activos intangibles son las fuentes más importantes de ventaja competitiva, se necesitan herramientas que describan los activos basados en el conocimiento y las estrategias de creación de valor que estos activos hacen posibles. En este libro-resumen Robert Kaplan y David Norton nos brindan una herramienta perfecta para la aplicación del cuadro de mando integral. 


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Evaluación general del control

Los controles mismos deben ser objeto de evaluación continua, ya que un control mal diseñado podría ser la fuente del problema e incluso hace que los problemas queden estáticos.

 Es necesario que el diseñador de un proceso administrativo y de los controles continuamente se formule las siguientes preguntas:

  • ¿Cuál es la razón de ser de esta información?

  • ¿En qué enriquece la toma de decisiones o la buena administración?

  • ¿Cuál es el Costo-Beneficio del mismo?

Medidas correctivas previas

Los sistemas de control cuando están bien desarrollados y tienen estándares claros de eficiencia, también deben enriquecerse por medio del establecimiento de acciones correctivas a problemas según la variabilidad y el grado de la falla.

Las medidas correctivas preestablecidas tienen por objeto señalar qué hacer cuando se presenta una falla.

Esto es de gran utilidad para muchos operarios sin experiencia y sin la formación profesional técnica necesaria que no saben qué hacer cuando se presenta un problema en una máquina, en un proceso productivo o en uno administrativo. Un ejemplo extremo de alta ingeniería está en los aviones que tienen sistemas de auto corrección automatizados en los cuales se presenta un problema de presión dentro de la cabina, automáticamente otro instrumento compensa la pérdida de presión en segundos, sin que lo sientan los pasajeros.

Cabe señalar que las medidas correctivas previas son un arma de doble filo: por un lado resuelven problemas con anticipación, sobre todo los más comunes, y ayudan a una administración más científica y sistemática; por el otro, también pueden generar que el personal y los supervisores y gerentes regionales sólo se apeguen al manual y queden paralizados sin saber qué hacer ante fallas no programadas.

De ahí que es conveniente que, a pesar de tener un alto grado de control en las empresas, constantemente se involucre al personal en la toma de decisiones e incluso, por medio de programas de simulación, se les entrene para resolver posibles problemas aun cuando exista poca probabilidad de ocurrencia, como son los terremotos e incendios.

 

LISTO!
Este tema es muy interesante!